Modest Style

Tip Menulis E-mail Bagi Pengusaha Rumahan

,

Afia R Fitriati berbagi sejumlah kiat sederhana untuk memoles keterampilan menulis e-mail bagi para pengusaha wanita yang bekerja dari rumah.

Foto: Salam Stock
Foto: Salam Stock

Era Informasi telah meningkatkan kesempatan bagi wanita di mana saja. Ketimbang menghabiskan berjam-jam memakai setelan blazer yang mencekik dan berkutat di kantor, wanita masa kini punya variasi pilihan yang memungkinkan mereka bekerja dari rumah dengan jam kerja dan gaya busana yang lebih fleksibel.

Tetapi, hanya karena wanita yang bekerja dari rumah bisa melupakan aturan berpakaian, bukan berarti mereka juga diizinkan tidak bersikap profesional. Faktanya justru sebaliknya, sebab para bos dan klien pasti tetap akan memantau pekerjaan mereka.

Berhubung komunikasi yang efektif menjadi salah satu faktor pengukur profesionalisme seseorang, berikut ini adalah sejumlah tip menulis e-mail bagi para pengusaha wanita yang bekerja dari rumah.

1. Jangan Terlambat Membalas E-mail

Kesigapan dalam menjawab e-mail adalah salah satu ciri sikap profesional. Jadi, usahakan menjawab semua e-mail dalam kurun 24-48 jam sejak diterima. Ketika Anda berencana bepergian dan untuk sementara waktu sehingga tidak dapat membalas e-mail, persiapkan pesan balasan otomatis (auto-reply message) yang menyatakan keberadaan Anda. Tepati janji dan hubungi kembali orang yang menghubungi Anda saat Anda kembali ke (rumah) kantor Anda.

2. Jawab Pertanyaan secara Terperinci

Ketika seseorang mengirim e-mail pertanyaan, jawablah dengan menyediakan semua informasi yang mereka butuhkan. Jawaban yang sepotong-sepotong tidak hanya menjengkelkan, tetapi pada akhirnya akan membuat Anda saling berbalas e-mail lagi, yang membuang-buang waktu pelanggan — dan waktu Anda sendiri — yang berharga.

3. Ramah dan Tetap Profesional

E-mail adalah sarana komunikasi yang kurang dapat mencerminkan emosi karena intonasi dan bahasa tubuh dalam pembicaraan tidak terlihat. Jadi, pilih kata-kata Anda dengan cermat! Ingatlah pelajaran yang mungkin pernah diajarkan guru TK Anda: jangan lupakan kata-kata ajaib ‘Tolong’ dan ‘Terima Kasih’. Gunakan emoticon secara cermat untuk menambahkan sedikit ’emosi’ dalam pesan yang Anda kirim kepada klien atau vendor. Tetapi berhati-hatilah menggunakan terlalu banyak bahasa yang terlalu ramah — si penerima pesan kemungkinan bisa salah mengartikannya.

4. Hindari Miskomunikasi

Bersikaplah jujur, dapat dipercaya dan tulus dalam berkomunikasi. Jika terjadi sesuatu sehingga Anda tidak dapat menepati janji, beritahukan juga kepada klien atau pemasok Anda di awal. Berbagai masalah yang muncul dalam bisnis disebabkan oleh adanya miskomunikasi, jadi upayakan yang terbaik supaya masalah tersebut tidak terjadi.

Bagaimana dengan Anda? Tips apa yang Anda punya untuk para pengusaha perempuan rumahan? Silakan berbagi dalam kotak komentar di bawah ini.

Leave a Reply
<Modest Style